Il CCMS? È una scatola di LEGO®!

postato da Petra Dal Santo - KEA s.r.l. [26/01/2020 14:54]
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Come metafora o, meglio ancora, sotto forma di costruzioni reali, i mattoncini più famosi del mondo possono essere alleati preziosi per comunicare intuitivamente principi di funzionamento e potenzialità di CCMS e sistemi di automazione editoriale; per dare forma in modo iterativo al nuovo ambiente e ai flussi di lavoro; per formare efficacemente gli utilizzatori

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Quando dialoghiamo con interlocutori che hanno ancora poca dimestichezza con principi di funzionamento e opportunità offerte da CCMS (component content management system, sistemi per la gestione modularizzata dei contenuti) e sistemi di automazione editoriale multicanale, usiamo spesso la metafora del LEGO®, perché abbiamo constatato che essa aiuta le persone non solo a costruirsi un'immagine mentale precisa, ma anche a condividerla con i decisori presenti in azienda (in fase di decisione di acquisto) e con gli utilizzatori (in fase di avvio del progetto, quando si tratta di migrare dal vecchio al nuovo metodo flussi di lavoro, contenuti, regole e output, e di successiva formazione).

L'efficacia della metafora, e delle narrazioni che possiamo incentrare su di essa, si basa sull'effettiva analogia fra i due sistemi, LEGO® e CCMS/automazione editoriale. Vediamole in dettaglio.
Ogni mattoncino LEGO® è un'entità distinta e autosufficiente, ancorché progettata per essere aggregata ad altre unità compatibili per costruire un aggregato dotato di senso.
Esistono mattoncini generici, utilizzabili in qualsiasi costruzione, e mattoncini specifici per una costruzione singola o per un insieme omogeneo di costruzioni.
Al mattoncino sono associati e associabili metadati (marcatori, tag), che ci aiutano a definirne le potenzialità di utilizzo: dimensioni, forma, connettori, spessore, colore, etichette, ecc.
Le dimensioni del mattoncino ne costituiscono la granularità e contribuiscono a determinarne l'uso prevalente.
Scatole con separatori, vaschette o sacchetti ci permettono di classificare i mattoncini in base al metodo che ci risulta più efficace ai fini della loro successiva individuazione e selezione, finalizzate alla realizzazione delle costruzioni.
Sia i metadati che la classificazione sono funzionali a un uso efficace dei mattoncini, laddove l'utilità dei metadati supera tendenzialmente quella del sistema di classificazione.
Le costruzioni sono aggregazioni dinamiche di mattoncini LEGO® dotate di senso contestuale (ovvero in relazione a qualcosa, a qualcuno, a un luogo, a un periodo, ecc.).
La costruzione avviene mettendo in pratica le regole esplicitate dal foglietto delle istruzioni di montaggio, che guida le operazioni di individuazione, selezione e aggregazione sensata dei mattoncini in vista di un obiettivo finale specifico.
Concettualmente, lo stesso mattoncino può essere usato in più costruzioni. Quello fisico non ha il dono dell'ubiquità (per poter essere usato in un'altra costruzione va prima smontato da quella a cui è aggregato), mentre quello digitale sì!

Sostituendo "mattoncino" con "modulo di contenuto", "istruzioni di montaggio" con "sistema di automazione editoriale basato su regole" e "costruzione" con "output multicanale" otteniamo una descrizione assai precisa dei principi di funzionamento di un CCMS e del modo in cui si realizzano gli output a partire da esso (cataloghi prodotto e manuali di istruzioni, knowledge base, help online e user assistance, e-shop, ecc.).

Finora il nostro uso della metafora del LEGO® è rimasto confinato nel mondo immateriale delle immagini mentali, nelle fasi di presentazione, avvio e formazione legate a progetti di adozione di sistemi di gestione dei contenuti e di automazione editoriale.
La lettura della guida rapida alla serie LEGO® SERIOUS PLAYTM (https://seriousplaypro.com/wp-content/uploads/2016/10/Imaginopedia_LSP_Brochure.pdf) ci stimola a passare dall'idea all'azione, dando un corpo materiale alla nostra metafora.

Perché potrebbe essere utile farlo? La guida LEGO® SERIOUS PLAYTM sottolinea che la costruzione fisica:
• Aumenta il coinvolgimento emotivo sia in chi la realizza, sia in chi interagisce con essa (visione a 360°, tatto, manipolazione, ecc.)
• Facilita comprensione e memorizzazione del modello rappresentato
• Stimola l'immaginazione.

Nel LEGO® SERIOUS PLAYTM, tuttavia, è centrale non solo il fatto di "pensare con le mani", ma anche l'aspetto legato al gioco, benché serio. Il gioco è infatti il terreno su cui sappiamo di poter rischiare senza conseguenze, ricominciando da capo tutte le volte che serve, fino a trovare la costellazione di elementi che ci convince.

Pensare con le mani stimola in particolare due tipi di immaginazione: la descrittiva, che aumenta la capacità di lettura di un fenomeno, e la creativa, in grado di prefigurare nuove realtà.
Attivare questi due tipi di immaginazione è prezioso nella fasi di decisione, di passaggio dal vecchio al nuovo metodo e di formazione sul nuovo metodo di gestione dei contenuti e di realizzazione di output multicanale.

Come supporto decisionale potremmo realizzare una serie di costruzioni con mattoncini LEGO® per stimolare l'immaginazione descrittiva e rappresentare in modo tangibile la situazione di partenza in cui abbiamo una serie di output che "possiamo usare solo tal quali", "non sappiamo bene come sono stati costruiti e su cui non abbiamo un buon controllo", "non possiamo riusare per costruire altri output che ci servirebbero, perché i nostri lead e clienti ce li chiedono".

Partendo dalla situazione apparentemente bloccata delle nostre costruzioni/output attuali, possiamo manipolare i mattoncini LEGO® fino a prefigurare non solo la situazione di arrivo desiderabile, ma anche i passi necessari per raggiungerla. Per esempio possiamo mostrare come:
• Smontare le costruzioni esistenti per ottenere i mattoncini di base
• Preparare contenitori in cui disporre i mattoncini in modo tale da poterli individuare e selezionare con facilità
• Esplicitare le istruzioni di montaggio di ogni tipo di costruzione da realizzare
• Realizzare contenitori e istruzioni utilizzabili efficacemente non solo da noi, ma da tutti gli agenti fisici e digitali che devono usarli e manutenerli
• Realizzare un sistema agile e a prova di futuro, a cui poter aggiungere, in base alle esigenze, nuovi mattoncini, nuovi separatori/vaschette/sacchetti, nuove istruzioni per nuove costruzioni
• Realizzare le costruzioni, individuando, selezionando e aggregando i mattoncini in base alle istruzioni
• Condividere la costruzione finita con le persone per le quali essa è rilevante.

Usare i mattoncini LEGO® per rendere tangibili questi passaggi in fase di formazione aiuta le persone non solo a costruire un'immagine mentale precisa e vivida dei principi di funzionamento del sistema, ma anche a memorizzarli con maggiore facilità e a contribuire a migliorarli creativamente nel tempo.

Dobbiamo presentare un progetto CCMS e di automazione editoriale a management e colleghi? Abbiamo la necessità di sperimentare varie soluzioni per migrare dal vecchio al nuovo metodo flussi di lavoro, contenuti, regole e output? Vorremmo che la formazione al nuovo sistema fosse efficace e gettasse le basi per il suo miglioramento continuo?
Allora a non limitiamoci a documenti e slide, ma proviamo a dare vita ai nostri modelli usando i mattoncini LEGO® e invitiamo i nostri interlocutori a "giocarci". Questo mix di teoria e concretezza, immaginazione descrittiva e creativa, serietà e aspetto ludico potrebbe dare frutti sorprendenti!