Impaginazione automatica e impaginazione assistita in Adobe InDesign

postato da Petra Dal Santo - KEA s.r.l. [16/03/2020 09:51]
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Quali sono le differenze fra impaginazione automatica e impaginazione assistita, e quando utilizzare i due sistemi nell’ambito della comunicazione tecnica e di prodotto


Che cos’è l’impaginazione automatica


Impaginare in modo automatico significa chiedere a un “collega grafico digitale” di realizzare per nostro conto una determinata pubblicazione in un determinato formato, attingendo da una o più fonti dati e applicando un insieme esplicitato di regole relative all’architettura delle informazioni e alla loro forma di presentazione.

Nell’impaginazione automatica, altrimenti detta Database Publishing, gli elementi in gioco sono tre: l’input (i dati), l’intelligenza (l’applicazione di impaginazione automatica) e l’output (l’impaginato fatto e finito della pubblicazione).

L’input Si tratta dei contenuti da impaginare: testi, immagini e video, dati da visualizzare in tabella, ecc.

I contenuti possono provenire da una o più sorgenti dati: sistemi di gestione dei contenuti CCMS, Component Content Management (come Kea Argo CCMS http://www.keanet.it/argo-ccms-per-documentazione-tecnica-e-di-prodotto.html); sistemi di gestione delle informazioni di prodotto PIM, Product Information Management; sistemi gestionali ERP; sistemi di gestione dei media MAM, Media Asset Management, ecc.

I dati possono essere disponibili in diversi formati: XML, TXT, MS Excel o CSV per testi e dati strutturati, formati tipici di immagini, 2D/3D, video, ecc.

L’intelligenza Si tratta del nostro “collega grafico digitale”, per esempio Tesla FrameEditor o le funzioni di impaginazione in MS Word e HTML5 integrate in Argo CCMS.

Perché possa impaginare per nostro conto una determinata pubblicazione da stampare o distribuire in formato digitale, il nostro “collega grafico digitale” va anzitutto istruito. L’istruzione riguarda tipicamente i seguenti aspetti:



  • Definizione dell’insieme delle fonti dati a cui attingere, loro ubicazione, struttura e relazione

  • Formato dell’output, per esempio Adobe InDesign, Adobe FrameMaker, MS Word, PDF, HTML5, ecc.

  • Architettura delle informazioni specifica della pubblicazione da realizzare. Semplificando, in fase di impaginazione possiamo organizzare i contenuti in base a uno dei seguenti modelli:

    • A flusso. Si tratta del modello adottato tipicamente dai manuali di istruzioni, in cui i contenuti scorrono sull’impaginato uno sotto l’altro o uno a fianco dell’altro in base alla sequenza determinata dalla sorgente dati. Il nostro “collega grafico digitale” agisce secondo il principio: “realizzo il layout (orizzontale o verticale, su una o più colonne), impaginando i contenuti presenti nella fonte dati e rispettandone la successione originale”. Ecco alcuni video che mostrano l’impaginazione automatica di un manuale di istruzioni in Adobe InDesign/FrameMaker mediante Argo CCMS e Tesla FrameEditor https://www.youtube.com/watch?v=vVa6EdrQ0d8, nonché l’impaginazione di un manuale e di un help online in MS Word https://www.youtube.com/watch?v=DU2C5xkVf6M e in HTML(5) https://www.youtube.com/watch?v=7J09VkYU4j4 mediante Argo CCMS. Per esempio i manuali del produttore di stufe Cadel S.r.l. sono realizzate in questo modo https://www.cadelsrl.com/download-manuali-duso/

    • In box fissi. Si tratta del modello adottato tipicamente dalle schede (di prodotto, tecniche, di conformità, sicurezza, ecc.), in cui i contenuti si posizionano negli spazi predefiniti (per dimensione e collocazione), che compongono il layout specifico della scheda. Il nostro “collega grafico digitale” agisce secondo il principio: “realizzo il layout, replicando N volte una struttura grafica regolare tipica della scheda X e popolandola dei contenuti presenti nella fonte dati”. Per esempio le schede tecniche del produttore di stufe Cadel S.r.l. sono realizzate in questo modo https://www.cadelsrl.com/download-schede-tecniche/

    • In strutture dinamiche. Si tratta del modello adottato tipicamente da cataloghi e listini, caratterizzati dalla variabilità dei contenuti relativi a prodotti o insiemi di prodotti (lunghezza dei testi, numero di immagini, struttura dei dati in tabella, ecc.), dall’esistenza di relazioni fra i prodotti (alternativi, accessori o ricambi, ecc.) e dalla conseguente complessità delle strutture grafiche che visualizzano le informazioni sull’impaginato (condizionate dalla presenza/assenza e dalle “dimensioni” dei contenuti, dalle relazioni fra i prodotti, dal layout di pagina, ecc.). In questo caso, prima di impaginare occorre esplicitare il complesso di regole in base a cui il grafico (persona o agente digitale) elaborerà dinamicamente, cioè in modo contestuale al singolo dato o a singoli insiemi di dati, le strutture atte a visualizzare opportunamente le informazioni. Il nostro “collega grafico digitale”, dopo avere appreso le regole specifiche del catalogo o del listino, agisce secondo il principio: “realizzo il layout, basandomi sulle regole apprese per definire e popolare in modo dinamico le strutture grafiche a mano a mano che procedo con l’elaborazione dei contenuti presenti nella sorgente dati”. Ecco il video che mostra l’impaginazione automatica di un catalogo/listino in Adobe InDesign/FrameMaker mediante Argo CCMS e Tesla FrameEditor https://www.youtube.com/watch?v=7jRjw38ugeo. Per esempio i cataloghi prodotto del Consorzio Distributori Utensili - CDU http://www.cdu.net/Portals/0/Flip-Book/2019/index.html e di Società Italiana Commerciale Utensili S.p.A. - Sicutool https://www.sicutool.it/portals/0/utensili-sicutool-2019-it/index.html sono realizzati in questo modo.



  • Forma di presentazione da applicare alle informazioni, per esempio: formattazione di titoli, testi, elenchi e tabelle, dimensionamento e formattazione delle immagini, inserimento di video e 3D in appositi player, ecc. L’aspetto è determinato tipicamente dai fogli di stile: forma e contenuto ci collocano su piani nettamente distinti, il che implica che lo stesso dato può presentarsi in modo diverso in base alla pubblicazione in cui di volta in volta appare.


L’output Si tratta dell’impaginato che il nostro “collega grafico digitale” realizza per nostro conto, elaborando in modo opportuno contenuti, regole logiche relative all’architettura delle informazioni e regole estetiche. Come già sopra indicato, i formati di output più diffusi sono Adobe InDesign, Adobe FrameMaker (per manuali di istruzioni e cataloghi tecnici molto voluminosi), MS Word (per manuali e schede semplici), PDF, HTML5 (per manuali da distribuire a bordo macchina oppure online).

La caratteristica fondamentale dell’impaginazione automatica sta nel fatto che - al netto del lavoro preliminare su dati e regole - per realizzare una determinata pubblicazione non dobbiamo fare altro che chiedere al nostro “collega grafico digitale” di impaginarla e attendere che abbia finito. Vedremo così apparire auto-magicamente il manuale di istruzioni di un determinato prodotto, completo di copertina e sommario; tutte le schede di una data famiglia di prodotti; il catalogo o il listino di tutti i prodotti o di un loro sottoinsieme, completi di indici, ecc.

Sostituzione automatica dei contenuti A valle del processo di impaginazione manuale, soprattutto su pubblicazioni che seguono il modello a box fissi (schede) e a strutture dinamiche (cataloghi e listini) possiamo applicare procedure di sostituzione automatica selettiva o totale dei contenuti.

Queste procedure, che salvaguardano eventuali ottimizzazioni apportate a mano sul layout, ci aiutano a realizzare con un click le versioni in lingua della pubblicazione, a sostituire prezzi, fasce di sconto e livelli di disponibilità oppure, più in generale, ad aggiornare contenuti obsoleti o errati, ecc.

Presupposto per il funzionamento delle procedure di sostituzione automatica è l’identità della struttura della fonte dati originaria e di quella da cui attingere i contenuti da sostituire, ovvero: non sono ammesse aggiunte o cancellazioni di elementi (per esempio di famiglie, prodotti, varianti di prodotto, ecc.).


Che cos’è l’impaginazione assistita


Questa volta siamo noi a doverci mettere d’impegno! Impaginare in modo assistito significa infatti realizzare a mano tutto il layout in formato Adobe InDesign, disponendo però di uno strumento software (un Plugin di Adobe InDesign o un’applicazione a sé stante come Tesla FastCat https://www.youtube.com/channel/UCjmHMxfwV93RXQPPizUxW_A), che ci aiuta a popolare interattivamente le strutture grafiche, attingendo contenuti singoli (testi, immagini, ecc.) o insiemi di contenuti (dati in tabella) da una o più fonti dati.

Mentre nell’impaginazione automatica l’agente digitale è la parte attiva del processo, nell’impaginazione automatica la parte attiva è la persona: il software ha funzione di supporto. Ecco perché le applicazioni di impaginazione automatica vanno istruite in modo specifico per ogni tipo di pubblicazione da realizzare (il manuale dell’azienda X, le schede prodotto dell’azienda Y, il catalogo dell’azienda Z, ecc.), mentre i software di impaginazione assistita - nel cui scenario d’uso l’intelligenza risiede nella persona -possono aiutarci a popolare indifferentemente qualsiasi tipo di layout.

Perché farci affiancare da un software di impaginazione assistita, anziché popolare le strutture grafiche con i classici “copia e incolla”? I buoni motivi non mancano.

Copiare i contenuti da una sorgente dati strutturata non è semplice, poiché ci costringe a ri-orientarci all’interno dei dati a ogni operazione: ciò richiede tempo, e sbagliare è facile. L’applicazione visualizza i dati di partenza in modo tale da facilitarci l’orientamento (per esempio evidenziandoci graficamente i contenuti relativi a famiglie, prodotti, varianti di prodotto, ecc.).

In particolare nel caso delle tabelle, il software ci permette di selezionare insiemi omogenei di dati e di popolare la tabella di destinazione con un solo click.

Sostituzione automatica dei contenuti Il vantaggio più evidente dell’applicazione di impaginazione assistita rispetto al “copia e incolla” sta tuttavia nella sua capacità di mantenere inalterato il collegamento tra la fonte dati di partenza e il layout di destinazione, permettendoci di aggiornare automaticamente, in modo selettivo o totale, i contenuti presenti sull’impaginato, salvaguardando eventuali ottimizzazioni apportate a mano.


Campi di applicazione dell’impaginazione automatica


Impaginare in modo automatico pubblicazioni che seguono il modello a flusso (manuali di istruzioni, ecc.) è sempre vantaggioso, poiché fa risparmiare tempo, garantendo sia la coincidenza fra i contenuti presenti nella fonti dati e quelli impaginati, sia l’applicazione precisa e coerente degli stilemi grafici, il che favorisce la leggibilità.

L’impaginazione automatica di pubblicazioni che seguono modelli basati su box fissi e strutture dinamiche è invece vantaggiosa a determinate condizioni:



  • Possibilità di definire un numero finito di strutture grafiche, fisse o dinamiche. L’aumento del numero di strutture non rappresenta tendenzialmente un problema tecnico, ma fa lievitare i costi di ingegnerizzazione, da pesare rispetto ai benefici previsti

  • Possibilità di esplicitare le regole di elaborazione e popolamento delle strutture grafiche dinamiche

  • Numero di pagine della pubblicazione. Più la pubblicazione è voluminosa, più è vantaggioso impaginarla in modo automatico, perché il risparmio di tempo è sensibile

  • Frequenza e ciclo di vita di un determinato tipo di pubblicazione. Più spesso riutilizziamo le strutture grafiche ingegnerizzate, più ne ammortizziamo i costi di sviluppo

  • Necessità di realizzare pubblicazioni personalizzate. L’impaginazione automatica è il modo più efficiente di rispondere alle richieste di marketing, vendite, partner di canale, formatori, utilizzatori finali, ecc., in termini di personalizzazione delle pubblicazioni in base a criteri vari: selezioni di prodotti, listini e sconti differenziati, focalizzazione su eventi oppure sulle esigenze informative di vari tipi di interlocutori, ecc.


Campi di applicazione dell’impaginazione assistita


L’impaginazione assistita in Adobe InDesign può essere una soluzione efficace, quando:



  • Il numero delle strutture grafiche da ingegnerizzare è troppo elevato e tale da rendere sfavorevole l’esito dell’analisi costi-benefici

  • Non è possibile esplicitare le regole di elaborazione e popolamento delle strutture grafiche dinamiche, per esempio a causa del disaccordo tra le funzioni aziendali coinvolte (per esempio fra product manager, marketing e vendite, ecc.), dato che regolamentare non di rado significa anche negoziare e trovare compromessi

  • Il numero di pagine è esiguo, la frequenza è bassa, il ciclo di vita è breve e non vi sono esigenze di personalizzazioni, per cui l’investimento in un’applicazione di impaginazione automatica non si giustifica.


Date queste condizioni, nella nostra esperienza l’impaginazione assistita è applicabile soprattutto alla realizzazione delle schede che presentano un elevato livello di varianza e delle sezioni introduttive, di approfondimento tecnico, di cataloghi prodotto.

In alcuni contesti l’impaginazione assistita può essere vista anche come una soluzione transitoria per traghettare l’azienda dalla “vecchia” impaginazione fatta a mano all’impaginazione automatica: una sorta di palestra funzionale a elaborare e testare strutture grafiche e relative regole, favorendo nel contempo la collaborazione delle varie funzioni aziendali sul terreno comune della comunicazione.


Argo CCMS e l’impaginazione automatica o assistita


Argo CCMS è il software di Component Content Management realizzato da Kea per gestire in modo modulare, strutturato e collaborativo i contenuti multilingua tipici della comunicazione tecnica e di prodotto.

Compito di Argo CCMS è alimentare gli output omnicanale, che compongono l’ecosistema comunicativo dell’azienda.

In quest’ottica Argo CCMS è integrato con l’applicazione di impaginazione automatica Tesla FrameEditor e con il software di impaginazione assistita Tesla FastCat.

Inoltre, mediante lo sviluppo di appositi software di conversione, le fonti dati esportate da Argo CCMS possono essere importate nei Plugin di Adobe InDesign dedicati all’impaginazione assistita.