Nuovo Regolamento Macchine e distribuzione digitale di manuali e dichiarazioni di conformitĂ 

postato da Petra Dal Santo - KEA s.r.l. [05/07/2021 08:15]
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Report sui punti salienti della proposta pubblicata dalla Commissione Europea.

Con alcune note dedicate all’uso del CCMS Argo di Kea per realizzare digital documentation ed e-manual


Il 21 aprile 2021 la Commissione Europea ha pubblicato la proposta per il nuovo Regolamento Macchine, che negli intenti dovrebbe sostituire la Direttiva Macchine 2006/42/CE.

Va sottolineato che il Regolamento (regulation) rappresenta un atto giuridico vincolante a livello europeo: il nuovo Regolamento Macchine garantirebbe quindi più uniformità applicativa e più certezza della legge, riducendo quei margini di interpretabilità, che oggi sono forieri di costi amministrativi, soprattutto per i costruttori di macchine.


Fra i temi della proposta spiccano quelli legati alle cosiddette tecnologie emergenti: cybersafery e cybersecurity, intelligenza artificiale e machine learning, collaborazione fra persone e robot.

Qui ci concentriamo però sul tema numero 4, che si propone di “semplificare le specifiche della documentazione, autorizzando i formati digitali” per la distribuzione del manuale di istruzioni e della dichiarazione di conformità.


Sulla base degli studi preliminari condotti dalla Commissione Europea, la proposta di autorizzare digital documentation ed e-manual porta più benefici che svantaggi ai costruttori di macchine, agli utilizzatori, alle autorità e alla società nel suo insieme.


Nei confronti dei costruttori di macchine il nuovo Regolamento Macchine mira a:



  • Ridurre gli oneri amministrativi, derivanti per esempio dai margini interpretativi lasciati aperti dalla Direttiva Macchine attuale o dalla necessità di mettere a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato documentazione stampata

  • Ridurre i costi di stampa, consegna e archiviazione della documentazione. Dagli studi preliminari condotti dalla Commissione Europea emerge che i costi di stampa incidono per l’1-4% sul fatturato dei costruttori di macchine

  • Semplificare l’iter di aggiornamento della documentazione.


La proposta sottolinea la necessità che il costruttore indichi chiaramente sulla macchina o su un documento di accompagnamento:



  • Come accedere alla documentazione digitale. Dal semplice codice QR alla realtà virtuale, passando per la realtà aumentata, ogni metodo può essere esplorato in base alle finalità della comunicazione, alle caratteristiche degli interlocutori e al contesto in cui operano

  • Quale versione del manuale corrisponde alla prodotto acquistato

  • Come eseguire il download in locale della documentazione.


La Commissione Europea non trascura gli investimenti organizzativi e tecnologici necessari per allestire e manutenere il flusso di realizzazione e distribuzione della documentazione digitale (sistemi di gestione dei contenuti, realizzazione degli output e distribuzione della documentazione online agli interlocutori autorizzati): dagli studi preliminari emerge però che solo il 18% dei costruttori di macchine europei non produce ancora alcuna forma di documentazione digitale e dovrebbe quindi affrontare l’investimento iniziale nella produzione e distribuzione di digital documentation ed e-manual.


Secondo gli studi preliminari condotti dalla Commissione Europea gli utilizzatori oltre il 60% degli utilizzatori desidera ricevere la documentazione solo in formato digitale o, tutt’al più, una versione stampata della Quick Start Guide (con istruzioni operative di base o informazioni sui principali sistemi di sicurezza) e il manuale completo in formato digitale.

In base alle modalità realizzative, digital documentation ed e-manual non sono solo più facilmente fruibili da parte di determinati tipi di utilizzatori, per esempio non vedenti e ipovedenti - come sottolineato dalla Commissione Europea -, ma migliorano discoverability e findability delle informazioni, danno agli utenti più strumenti per manipolare i contenuti in base alle loro esigenze e permettono di realizzare applicazioni in grado di personalizzare proattivamente le informazioni in base alla macchina, all’interlocutore e al suo contesto operativo.

La proposta riporta tuttavia anche i timori espressi soprattutto da utilizzatori e associazioni di consumatori:



  • Persone tecnologicamente poco alfabetizzati potrebbero continuare a preferire la documentazione stampata

  • Gli utilizzatori potrebbero andare incontro a costi non previsti nel caso in cui decidessero di stampare autonomamente, in tutto o in parte, la documentazione

    • Ecco perché permane l’obbligo di fornire copia cartacea gratuita all’utilizzatore che ne faccia richiesta. Si tratta comunque di un rovesciamento di prospettiva: oggi la carta è il default, domani potrebbe esserlo l’approccio digital first



  • In determinati contesti manca l’accesso a internet

    • Ecco perché all’utilizzatore va sempre data la possibilità di eseguire il download in locale della documentazione, in modo tale da poterla consultare in assenza di connessione al web. Questa indicazione vale anche per gli help online e i sistemi di user assistance installati a bordo macchina, che devono essere scaricabili in locale per garantirne l’accesso anche in caso di guasto della macchina



  • La versione aggiornata della documentazione, pubblicata online, potrebbe essere disallineata rispetto alla versione del prodotto acquistata

    • I sistemi CCMS di component content management (come Argo CCMS di Kea) forniscono strumenti adeguati e consolidati per allineare il ciclo di vita della documentazione a quello della macchina.




Dal nuovo Regolamento Macchine trarrebbero beneficio anche le autorità di vigilanza del mercato, grazie alla maggiore facilità e velocità di acquisizione e scambio della documentazione. Secondo la Commissione Europea ciò si traduce in un’azione più coordinata ed efficace delle autorità a livello europeo e, di riflesso, nell’incremento della qualità delle macchine europee, della fiducia in esse da parte degli utilizzatori e della sicurezza del loro utilizzo.

Inoltre, come i costruttori di macchine, così anche le autorità risparmierebbero costi di archiviazione grazie a digital documentation ed e-manual.


Per la società nel suo insieme, la proposta mira a ridurre “i costi ambientali”, grazie al “risparmio di carta, alla riduzione delle emissioni di carbonio” e al minor consumo delle risorse idriche necessarie a produrre carta. Meno documentazione stampata significa un’impronta ecologica più leggera.


Va sottolineata la neutralità tecnologica con cui la Commissione Europea affronta il problema della documentazione digitale e degli e-manual: si tratta di un aspetto positivo, poiché non indicare il come permette alle aziende di innovare per centrare gli obiettivi del nuovo Regolamento Macchine.


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I contenuti gestiti con Argo CCMS - il sistema di component content management di Kea dedicato alla documentazione tecnica e di prodotto - sono già pronti per confluire in qualsiasi forma di digital documentation ed e-manual: dal PDF o flip-book del manuale sfogliabile online all’e-manual in formato HTML5; da help online o applicazioni di user assistance installate a bordo macchina a knowledge base accessibili via web; da app e web app dedicate ad applicazioni di realtà aumentata e di realtà virtuale; dai connettori fisico-digitali (come i codici QR) alle funzioni di download in locale della documentazione.