Perché adottare un CMS per realizzare manuali e cataloghi?

postato da Petra Dal Santo - KEA s.r.l. [14/11/2014 09:59]
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Ridurre costi e rischi, incrementare la produttività, massimizzare gli investimenti in software e contenuti, differenziarsi dai competitor, prepararsi al futuro: ecco alcuni benefici dell'adozione di un sistema di Content Management per gestire i contenuti e per realizzare la documentazione tecnica e di prodotto multicanale

Spesso i cataloghi di prodotti e ricambi, i manuali di istruzioni di installazione, uso e manutenzione, e - più in generale - la documentazione tecnica e di prodotto sono ancora realizzati a mano, utilizzando MS Word, Adobe InDesign o FrameMaker.

Dal punto di vista pratico, passare dalla gestione “a mano” a quella mediata da un CMS (Content Management System) significa:

  • Segmentare i contenuti, immaginando ogni segmento come un mattoncino del Lego da utilizzare per costruire qualsiasi tipo di documentazione su carta, online e a bordo macchina
  • Contrassegnare ogni mattoncino al fine di poterlo riusare in modo automatico nei contesti corretti, per esempio: nel manuale di manutenzione cartaceo, non nell’help online; quando ci rivolgiamo al manutentore del costruttore, non a quello dell’acquirente della macchina, ecc.
  • Automatizzare la realizzazione della documentazione, ovvero: impaginare automaticamente le pubblicazioni su carta (cataloghi, manuali, listini, schede, ecc.) e alimentare in modo automatico le applicazioni online e a bordo macchina (cataloghi web, e-commerce, help online, ecc.).

Se nel passaggio seguiamo best practices organizzative ed editoriali ormai consolidate, l’adozione di un CMS porta numerosi benefici. Eccoli nel dettaglio:

  • Ridurre i costi. Un CMS aiuta a:
    • Ridurre i costi di redazione, revisione, traduzione e pubblicazione. Le leve su cui agisce sono:
      • Riduzione del volume dei contenuti da gestire e tradurre
      • Riuso dei contenuti
      • Integrazione con i sistemi di traduzione assistita (CAT Tools)
      • Snellimento del flusso di lavoro
      • Realizzazione automatica dei vari tipi di documentazione multicanale
  • Ridurre rischi e costi derivanti da:
    • Pubblicazione di contenuti non corretti e/o non coerenti
    • Mancato aggiornamento della documentazione
  • Incrementare la produttività aziendale. Un CMS aiuta a fare di più in meno tempo, perché:
    • Permette a tutti i membri del team di collaborare contemporaneamente alla gestione dei contenuti e alla realizzazione della documentazione
    • Facilita il riuso dei contenuti, riducendo il volume dei contenuti da gestire e tradurre
    • Automatizza la realizzazione dei vari tipi di documentazione multicanale
    • Permette di alimentare in modo automatico applicazioni online, che consentano ai clienti di accedere in modalità self-service alle informazioni, sgravando il personale aziendale in fase di pre- e post-vendita (ufficio commerciale, rete di vendita, customer service, trainer, ecc.)
  • Sfruttare meglio ciò che si ha già. Un CMS aiuta a ricavare il massimo dagli investimenti già sostenuti:
    • Investimenti in software: l’impaginazione automatica sfrutta appieno MS Word, Adobe InDesign o FrameMaker, dato che l’impaginazione e la formattazione dei contenuti avvengono in modo automatico. I benefici sono: risparmio di tempo, precisone e coerenza nell’applicazione degli stili, migliore fruibilità della documentazione
    • Investimenti in contenuti. I fattori che massimizzano l’investimento in produzione, revisione, validazione e traduzione sono:
      • Riuso di contenuti e traduzioni esistenti
      • Utilizzo dei contenuti in nuovi ambiti. Un CMS permette di realizzare e alimentare in modo automatico documentazione e applicazioni che non sarebbe possibile o economicamente sostenibile produrre a mano. Gli stessi contenuti possono alimentare, per esempio, sia il normale e-commerce che l’app con cui i manutentori individuano e ordinano rapidamente via mobile le parti di ricambio
  • Differenziarsi dai competitor:
    • Nella creazione del valore di un prodotto / servizio la componente immateriale riveste un valore sempre crescente. Rispondere in modo flessibile alle esigenze informative dei clienti può differenziarci dai competitor. I clienti chiedono help online, guide rapide, e-commerce, knowledge base o applicazioni per il mobile? Sfruttando le potenzialità di riuso e automazione insite nei CMS possiamo soddisfare in modo agevole queste richieste, incrementando la soddisfazione dei clienti, generando un passaparola positivo e arricchendo di un tassello importante l’immagine della nostra azienda
  • Essere pronti per il futuro:
    • Web semantico, Realtà Aumentata (AR - Augmented Reality), Internet delle Cose (IoT - Internet of Things)... Un CMS permette di gestire i contenuti in modo segmentato, di marcarli in base alle condizioni d’uso e di esportarli in formato XML: tre caratteristiche che ci rendono pronti agli scenari futuri della comunicazione tecnica.

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Contattateci per informazioni, demo e trial di Argo CMS, il nostro sistema di Content Management per gestire in modo collaborativo i contenuti e realizzare documentazione tecnica e di prodotto multicanale.

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