Usare Argo CCMS-PIM per realizzare i manuali di istruzioni digitali del nuovo Regolamento Macchine

postato da Petra Dal Santo - KEA s.r.l. [21/08/2021 10:57]
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Con il software Argo è facile non solo realizzare la digital documentation e gli e-manual previsti dalla proposta per il nuovo Regolamento Macchine, ma anche sfruttare a fini di SEO e marketing i contenuti ad accesso pubblico della documentazione tecnica, e creare circoli virtuosi fra documentazione e vendita online di ricambi, accessori, kit di manutenzione, ecc.


Nuovo Regolamento Macchine e manuali di istruzioni digitali


Il 21 aprile 2021 la Commissione Europea ha pubblicato la proposta per il nuovo Regolamento Macchine, che dovrebbe sostituire la Direttiva Macchine 2006/42/CE e che autorizza i formati digitali per la distribuzione del manuale di istruzioni e della dichiarazione di conformità.

L’approccio del nuovo Regolamento Macchine è digital first: digital documentation ed e-manual rappresenteranno lo standard, mentre la versione stampata del manuale di istruzioni e della dichiarazione di conformità dovrà essere fornita su richiesta del cliente.


Argo CCMS e PIM per realizzare digital documentation ed e-manual


In questo nuovo contesto, adottare il software CCMS (Component Content Management System) e PIM (Product Information Management) Argo di KEA può risultare vantaggioso: flessibile, facile da imparare e alla portata delle PMI, Argo permette non solo di realizzare manuali di istruzioni digitali e stampati, ma anche di gestire sia la documentazione tecnica, sia i product data destinati a cataloghi ed e-shop di prodotti, ricambi, accessori e kit di manutenzione.


Che tipo di documentazione tecnica digitale è realizzabile con Argo?


PDF o flip-book La forma più semplice di manuale di istruzioni digitale è senza dubbio il PDF o il flip-book sfogliabile online basati sulla versione pensata per la stampa.

Argo permette l’impaginazione automatica in MS Word o in Adobe InDesign/FrameMaker di manuali salvabili in PDF.

Per convertire il PDF in flip-book si possono usare software gratuiti o a pagamento, come FlippingBook (https://flippingbook.com/), utilizzato correntemente da Kea.

HTML5 Il formato HTML5, orientato a multimedialità e dispositivi mobili, è ottimo per distribuire digital documentation ed e-manual.

Il plugin Argo-to-HTML5 permette di esportare selettivamente in questo formato manuali multimediali e mobile friendly, completi di sistema di navigazione e motore di ricerca.

Digital documentation ed e-manual in formato HTML5 possono essere pubblicati online, installati a bordo macchina o distribuiti su supporti offline, come le chiavette USB.

Applicazioni Realizzare applicazioni ad hoc è il modo migliore per cucire la distribuzione e la fruizione della documentazione tecnica su misura delle esigenze degli interlocutori tipici.

Kea può sviluppare ad hoc sistemi di esportazione in formato XML oppure web services capaci di alimentare con i contenuti gestiti in Argo applicazioni web, app, applicazioni AR o VR (realtà aumentata o realtà virtuale).

L’opportuna marcatura dei contenuti in Argo può guidare funzioni di personalizzazione proattiva dell’applicazione (per prodotto, lingua e mercato, tipo di interlocutore e comportamento, dispositivo e localizzazione, ecc.) oppure di manipolazione interattiva delle informazioni da parte dell’utente.

In sintesi, con i mattoncini di contenuto gestiti in Argo è possibile costruire digital documentation ed e-manual organici al design da parte dell’azienda di diversi tipi di esperienza cliente.


Sfruttare a fini di SEO digital documentation ed e-manual


Multimediali, interattivi, proattivi, facili ed economici da distribuire, i manuali di istruzioni digitali possono anche contribuire a migliorare discoverability e findability dei prodotti dell’azienda.

Esportando selettivamente da Argo, grazie ai marcatori, solo i contenuti destinati a tutti gli interlocutori e pubblicandoli sulle presenze web aziendali, l’azienda può ottenere ottenere buoni risultati in termini di SEO (search engine optimization) e di generazione di contatti, poiché i contenuti dei manuali rispondono spesso ad argomenti su cui le persone si interrogano in fase di pre-vendita.

Più in generale, la distribuzione online dei contenuti ad accesso pubblico di digital documentation ed e-mail permette di far svolgere loro, in piena autonomia, attività di marketing anche a medio-lungo termine.


Superare i punti critici evidenziati dal nuovo Regolamento Macchine


Oltre ai numerosi vantaggi, la proposta per il nuovo Regolamento Macchine evidenzia anche qualche criticità insita in digital documentation ed e-manual.

Garanzia della disponibilità della documentazione tecnica offline Quando l’accesso a internet non è disponibile o quando è guasta la macchina a bordo della quale è installato l’help online/la user assistance, è indispensabile che l’interlocutore abbia (avuto) la possibilità di salvare in locale il manuale in PDF. Consegnare al cliente il manuale in PDF o in HTML5 su una chiavetta USB può essere una buona idea per garantire l’accessibilità alla documentazione tecnica digitale in ogni situazione.

Stampabilità della documentazione A prescindere dal fatto che il cliente potrà richiedere all’azienda la fornitura della copia stampata del manuale di istruzioni, egli potrebbe volerne stampare in modo autonomo singole pagine o singoli capitoli.

Non solo il PDF garantisce un’ottima stampabilità, ma anche il formato HTML5, grazie alla possibilità di collegare agli e-manual fogli di stile CSS capaci di ottimizzare per la stampa layout e contenuti del documento.

Accesso alla documentazione tecnica online La Commissione Europea sottolinea che l’azienda deve indicare chiaramente sul prodotto, sulla confezione oppure su un documento accompagnatorio le modalità di accesso al manuale di istruzioni digitale: dispositivi supportati, ubicazione della risorsa, eventuali credenziali (nome utente e password personali del cliente).

Le soluzioni non mancano: dalle guide rapide cartacee complete di link per eseguire il download, al codice QR, ai marcatori dedicati ai dispositivi indossabili.

Al di là della modalità scelta, che dipende dall’esperienza cliente disegnata dall’azienda, è fondamentale che l’attuatore fisico-digitale e la risorsa di destinazione siano persistenti.

Mantenere allineata la documentazione alla versione del prodotto acquistata dal cliente Il nuovo Regolamento Macchine si preoccupa del fatto che digital documentation ed e-manual possano essere tanto aggiornati da risultare disallineati rispetto alla versione del prodotto acquistata dal cliente.

Utilizzando Argo si tratta di un timore infondato: il sistema gestisce versioni e revisioni di singoli contenuti, di topic e di manuali completi, oltre a disporre di strumenti per propagare in modo controllato le modifiche apportate a contenuti comuni a più documenti.

Per i clienti risulterebbe comunque utile, che l’azienda non solo mantenesse allineata la documentazione al ciclo di vita del prodotto, ma che inviasse anche opportune notifiche, mediante newsletter, e-mail o sistemi di messaggistica, nei casi più critici e urgenti.


Dalla documentazione tecnica alla vendita online


Oltre che come CCMS, Argo è utilizzabile come sistema PIM per gestire i product data anche di ricambi, accessori, kit per la manutenzione, ecc., personalizzandoli in base a prodotto e cliente.

Esportando i product data all’interno degli e-manual in formato HTML5 oppure alimentando con essi l’e-shop aziendale, è possibile innescare un circolo virtuoso fra manuali di istruzioni digitali e sistemi di e-commerce per la vendita di ricambi, accessori e kit di manutenzione, generici o personalizzati, nonché per stimolare attività di cross- e up-selling.